Verwerkersovereenkomst arbeidsrecht.app

Concept, juridisch laten toetsen. Datum: 1 oktober 2026.

Deze overeenkomst is opgesteld op basis van artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Teksten tussen vierkante haken moeten nog worden ingevuld.

Partijen

1. Het advocatenkantoor dat de dienst arbeidsrecht.app afneemt, zoals genoemd in de hoofdovereenkomst. Hierna: de verwerkingsverantwoordelijke.
2. [BEDRIJFSNAAM], gevestigd aan [ADRES], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KVK]. Contact: [CONTACT E-MAIL]. Functionaris gegevensbescherming: [FUNCTIONARIS GEGEVENSBESCHERMING indien aangesteld]. Hierna: de verwerker.

Overwegingen

• De verwerkingsverantwoordelijke is een advocatenkantoor. Het gebruikt arbeidsrecht.app om arbeidsrechtelijke dossiers te verwerken.
• Dossiers bevatten persoonsgegevens van cliënten, werknemers, werkgevers en derden. Ze kunnen bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens bevatten.
• Op de advocaten van de verwerkingsverantwoordelijke rust een geheimhoudingsplicht (artikel 11a Advocatenwet). De verwerker moet die geheimhouding mogelijk maken en mag haar niet doorbreken.
• De verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt zelf of het gebruik van AI past binnen de NOvA "Aanbevelingen AI in de advocatuur". De verwerker levert de functies en informatie die daarvoor nodig zijn.

Artikel 1. Begrippen

Begrippen uit de AVG hebben in deze overeenkomst dezelfde betekenis. Verder geldt:

• Hoofdovereenkomst: de overeenkomst over het gebruik van arbeidsrecht.app.
• Klantdata: alle gegevens die de verwerkingsverantwoordelijke of haar gebruikers in arbeidsrecht.app plaatsen, en alles wat de dienst daaruit afleidt.
• Beveiligingsbijlage: het document "Beveiligingsbijlage" (docs/legal/beveiligingsbijlage.md), versie 1 oktober 2026 of later.
• Subverwerkerslijst: het document "Subverwerkers van arbeidsrecht.app" (docs/legal/subverwerkers.md).
• Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 lid 12 AVG.

Artikel 2. Onderwerp

1. De verwerker verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke. Dat gebeurt alleen om de dienst arbeidsrecht.app te leveren.
2. Deze overeenkomst geldt voor alle verwerkingen van klantdata door de verwerker en zijn subverwerkers.
3. Gegevens die de verwerker als eigen verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, vallen niet onder deze overeenkomst. Dat zijn gebruikersaccounts, facturatie, support en beveiligingslogs van het platform. Daarvoor geldt de privacyverklaring van de verwerker.

Artikel 3. Duur

1. Deze overeenkomst loopt zolang de hoofdovereenkomst loopt.
2. Daarna blijven de artikelen over geheimhouding, teruggave en verwijdering, en aansprakelijkheid gelden tot alle klantdata is verwijderd.

Artikel 4. Aard en doel van de verwerking

1. De verwerker verwerkt klantdata voor deze doelen:

• opslaan van dossierstukken (PDF, Word, e-mail en foto's);
• tekst uit dossierstukken halen, ook met tekstherkenning (OCR) voor scans en foto's;
• dossierstukken laten herkennen en ordenen (soort, titel, datum, afzender, ontvanger);
• een tijdlijn van gebeurtenissen voorstellen uit de dossierstukken;
• een ontslagdossier toetsen aan de wettelijke vereisten;
• concepten van processtukken opstellen;
• vragen beantwoorden in een chat over het dossier;
• zoekvectoren maken voor zoeken in de kennisbank van het kantoor;
• meldingen per e-mail sturen met een vaste tekst en alleen een link.

1. Voor de taken in lid 1 gebruikt de dienst het taalmodel Claude via Amazon Bedrock. De verwerker gebruikt klantdata niet om modellen te trainen. De verwerker laat klantdata ook niet door anderen gebruiken om modellen te trainen.
2. Uitkomsten van het taalmodel blijven een concept tot een advocaat ze bevestigt. De verwerkingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor het juridisch werk.
3. De verwerker verwerkt klantdata niet voor eigen doelen. De verwerker maakt geen profielen, verkoopt geen gegevens en gebruikt geen analytics of trackers in de app.

Artikel 5. Categorieën persoonsgegevens en betrokkenen

1. Betrokkenen:

• cliënten van het kantoor (werknemers, werkgevers en hun vertegenwoordigers);
• wederpartijen en hun advocaten;
• collega's, leidinggevenden, getuigen en andere derden die in dossiers voorkomen;
• bedrijfsartsen, arbeidsdeskundigen en andere deskundigen;
• gebruikers van het kantoor (advocaten en ondersteuning).

1. Gewone persoonsgegevens: naam, contactgegevens, functie, gegevens over het dienstverband (salaris, arbeidsduur, functioneren, verzuim zonder medische details), correspondentie, en alles wat verder in dossierstukken staat. Identificatienummers zoals het burgerservicenummer kunnen voorkomen in contracten en loonstroken.
2. Bijzondere persoonsgegevens (artikel 9 AVG): vooral gezondheidsgegevens in zaken over ziekte en re-integratie. Dossiers kunnen ook andere bijzondere gegevens bevatten, zoals vakbondslidmaatschap of godsdienst.
3. Strafrechtelijke gegevens (artikel 10 AVG): bijvoorbeeld bij ontslag op staande voet wegens een vermoedelijk strafbaar feit.
4. De verwerker kan niet vooraf bepalen welke gegevens een dossier bevat. De verwerker behandelt daarom alle klantdata alsof er bijzondere en strafrechtelijke gegevens in staan.

Artikel 6. Instructies

1. De verwerker verwerkt klantdata alleen op schriftelijke instructie van de verwerkingsverantwoordelijke. Het gebruik van de dienst door gebruikers van het kantoor en de instellingen die het kantoor kiest, gelden als instructie.
2. Een wettelijke plicht kan de verwerker dwingen om anders te handelen. Dan meldt de verwerker dat vooraf aan de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de wet dat verbiedt.
3. Vindt de verwerker een instructie in strijd met de AVG of andere regels? Dan meldt hij dat direct.
4. Instructies die de verwerkingsverantwoordelijke in de app kan geven zijn onder meer:

• per dossier het AI-gebruik aan- of uitzetten ("AI-gebruik toegestaan") (in uitvoering);
• bewaartermijnen instellen (in uitvoering);
• toegang van medewerkers van de verwerker goedkeuren of weigeren (in uitvoering);
• gegevens exporteren of verwijderen, per kantoor of per dossier (in uitvoering).

Artikel 7. Geheimhouding en beroepsgeheim

1. De verwerker houdt klantdata geheim. Hij geeft geen klantdata aan derden, behalve aan subverwerkers volgens artikel 9 of als de wet hem daartoe verplicht.
2. Iedereen die voor de verwerker werkt en bij klantdata kan komen, heeft een schriftelijke geheimhoudingsplicht.
3. De verwerker erkent dat klantdata onder het beroepsgeheim van de advocaat kan vallen (artikel 11a Advocatenwet). De verwerker:

• kijkt niet in klantdata, behalve als dat nodig is voor een supportverzoek en het kantoor daar vooraf toestemming voor gaf (zie artikel 8 lid 3);
• beroept zich bij een verzoek of bevel van een overheid op het afgeleide verschoningsrecht van het kantoor, voor zover dat mogelijk is;
• meldt zo'n verzoek of bevel direct aan de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de wet dat verbiedt;
• geeft niet meer gegevens dan strikt verplicht is.

1. Vraagt een autoriteit buiten de Europese Economische Ruimte (EER) om klantdata? Dan handelt de verwerker volgens lid 3 en verzet hij zich met de middelen die hij redelijkerwijs heeft.

Artikel 8. Beveiliging

1. De verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG). De maatregelen staan in de beveiligingsbijlage. Die bijlage hoort bij deze overeenkomst.
2. Maatregelen die in de beveiligingsbijlage "in uitvoering" heten, zijn nog niet volledig ingevoerd. De verwerker voert ze in voordat er echte klantdata in de dienst komt, tenzij partijen iets anders afspreken. [Laten toetsen: of dit als voorwaarde voor ingebruikname wordt opgenomen.]
3. Medewerkers van de verwerker hebben geen vaste toegang tot klantdata. Toegang in noodgevallen kan alleen na goedkeuring door de eigenaar van het kantoor, duurt maximaal 2 uur, wordt gelogd en is zichtbaar voor het kantoor (in uitvoering).
4. De verwerker mag de maatregelen aanpassen, als het beveiligingsniveau niet lager wordt. Belangrijke wijzigingen meldt hij vooraf.

Artikel 9. Subverwerkers

1. De verwerkingsverantwoordelijke geeft de verwerker algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen. Dat zijn de partijen op de subverwerkerslijst.
2. De verwerker meldt een nieuwe of vervangende subverwerker ten minste [TERMIJN] dagen vooraf. De melding gaat per e-mail aan de eigenaar van het kantoor en staat in de bijgewerkte subverwerkerslijst.
3. De verwerkingsverantwoordelijke kan binnen die termijn bezwaar maken, met redenen. Partijen zoeken dan samen een oplossing. Lukt dat niet, dan kan de verwerkingsverantwoordelijke de hoofdovereenkomst opzeggen voor de diensten waarvoor de subverwerker nodig is. [Laten toetsen: gevolgen voor vooruitbetaalde bedragen.]
4. De verwerker legt elke subverwerker ten minste dezelfde plichten op als in deze overeenkomst staan, via een schriftelijke overeenkomst.
5. De verwerker blijft volledig aansprakelijk voor de subverwerkers.
6. De subverwerkerslijst wordt gemaakt uit dezelfde configuratie die de app gebruikt. Een automatische test in de bouwstraat faalt als code een partij gebruikt die niet in die configuratie staat.

Artikel 10. Doorgifte buiten de EER

1. De verwerker slaat klantdata op en verwerkt klantdata in de EU, bij de partijen en in de regio's die de subverwerkerslijst noemt. Een automatische test faalt als een partij die klantdata ontvangt een opslag- of verwerkingsregio buiten de EU heeft.
2. Een aantal subverwerkers heeft een hoofdkantoor in de Verenigde Staten. De subverwerkerslijst noemt het land per partij.
3. Bij sommige partijen gaan wel andere gegevens dan dossierinhoud buiten de EU, of is de locatie niet bevestigd. De subverwerkerslijst noemt die partijen in de paragraaf "Opslag of verwerking buiten de EU, of niet bevestigd". Het gaat onder meer om:

• de proxy en het CDN van Vercel: die draaien wereldwijd en zien het pad van een verzoek en het inlogtoken, maar geen dossierinhoud;
• logs van Vercel en Supabase: de locatie is niet bevestigd;
• support van Supabase: werkt wereldwijd;
• security operations van Microsoft: kunnen beperkte gegevens buiten de EU Data Boundary verwerken;
• support van AWS: niet bevestigd of supportmedewerkers buiten de EU bij supportzaken data kunnen inzien;
• Stripe (gepland): alleen facturatiegegevens, met doorgifte naar de Verenigde Staten en India. Dit valt onder de eigen verwerking van de verwerker, niet onder deze overeenkomst.

1. Voor elke doorgifte buiten de EER zorgt de verwerker voor een geldig doorgiftemechanisme (hoofdstuk V AVG). [DOORGIFTEMECHANISME per partij invullen na juridische toets, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen, met een doorgiftetoets (TIA).]
2. Nieuwe doorgiften van klantdata buiten de EER vinden alleen plaats na voorafgaande schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 11. Bijstand bij rechten van betrokkenen

1. De verwerker helpt de verwerkingsverantwoordelijke bij verzoeken van betrokkenen (artikelen 15 tot en met 22 AVG).
2. De app biedt daarvoor zoeken, exporteren en verwijderen van gegevens (in uitvoering).
3. Krijgt de verwerker een verzoek rechtstreeks van een betrokkene? Dan stuurt hij het binnen [TERMIJN] werkdagen door naar de verwerkingsverantwoordelijke. Hij beantwoordt het verzoek niet zelf.
4. De verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt zelf of het beroepsgeheim een verzoek beperkt.

Artikel 12. Datalekken

1. De verwerker meldt een datalek bij klantdata zonder onredelijke vertraging aan de verwerkingsverantwoordelijke. Dat gebeurt uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking.
2. De melding bevat, voor zover bekend:

• wat er is gebeurd en wanneer;
• welke gegevens en welke betrokkenen het betreft, en hoeveel ongeveer;
• de waarschijnlijke gevolgen;
• de maatregelen die de verwerker heeft genomen of voorstelt;
• een contactpersoon.

1. Is nog niet alles bekend? Dan meldt de verwerker eerst wat hij weet en vult hij de melding aan zodra er meer bekend is.
2. De verwerkingsverantwoordelijke beslist of het datalek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. De verwerker meldt een datalek bij klantdata niet zelf, tenzij de verwerkingsverantwoordelijke daarom vraagt.
3. De verwerker legt alle datalekken vast, met de feiten, de gevolgen en de genomen maatregelen.
4. De werkwijze staat in het interne draaiboek datalekken van de verwerker.

Artikel 13. Bijstand bij DPIA en voorafgaande raadpleging

1. De verwerker helpt de verwerkingsverantwoordelijke bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en bij een eventuele voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens (artikelen 35 en 36 AVG).
2. De verwerker stelt daarvoor een concept-DPIA beschikbaar, met een beschrijving van de verwerking, de risico's en de maatregelen.

Artikel 14. Audits

1. De verwerker geeft de verwerkingsverantwoordelijke alle informatie die nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen.
2. De verwerkingsverantwoordelijke mag een audit laten doen, ten hoogste [AANTAL] keer per jaar, of vaker na een datalek. Dat gebeurt door een onafhankelijke deskundige met een geheimhoudingsplicht. De audit wordt [TERMIJN] werkdagen vooraf aangekondigd.
3. Een audit mag de dienst voor andere kantoren niet verstoren en geeft geen inzage in gegevens van andere kantoren.
4. De kosten van een audit zijn voor de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de audit een tekortkoming van betekenis aantoont. [Laten toetsen.]
5. arbeidsrecht.app is zelf (nog) niet gecertificeerd. Certificeringen van subverwerkers gelden alleen voor die subverwerkers en zijn geen certificering van de verwerker.

Artikel 15. Teruggave en verwijdering

1. Na het einde van de hoofdovereenkomst kan de verwerkingsverantwoordelijke binnen [TERMIJN] dagen alle klantdata exporteren als ZIP-bestand (in uitvoering).
2. Daarna verwijdert de verwerker alle klantdata, binnen [TERMIJN] dagen, tenzij de wet bewaren verplicht.
3. Bij verwijdering van een kantoor wordt de sleutel van dat kantoor in AWS KMS uitgeschakeld en ingepland voor verwijdering. Daarna zijn de versleutelde documenten en teksten van dat kantoor niet meer leesbaar (crypto-shredding) (in uitvoering).
4. Back-ups worden niet apart geleegd. Ze verlopen volgens de bewaartermijn van de back-ups: [TERMIJN BACK-UPS]. Gegevens in back-ups die met de kantoorsleutel zijn versleuteld, zijn na crypto-shredding niet meer leesbaar.
5. De verwerkingsverantwoordelijke kan tijdens de looptijd ook een dossier of het hele kantoor verwijderen.
6. Na verwijdering krijgt de verwerkingsverantwoordelijke een verwijderingsbewijs. Daarin staat wat is verwijderd, wanneer, en wat nog in back-ups staat tot wanneer (in uitvoering).

Artikel 16. Aansprakelijkheid

[AANSPRAKELIJKHEID: in te vullen na juridische toets. Denk aan de verhouding met de hoofdovereenkomst, een eventuele beperking en de uitzonderingen daarop, en vrijwaring voor boetes en claims van betrokkenen door toedoen van de verwerker.]

Artikel 17. Slotbepalingen

1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in [ARRONDISSEMENT].
3. Bij strijd tussen deze overeenkomst en de hoofdovereenkomst gaat deze overeenkomst voor, voor zover het om de verwerking van persoonsgegevens gaat.
4. Wijzigingen gelden alleen als partijen ze schriftelijk afspreken. Een bijgewerkte subverwerkerslijst volgens artikel 9 geldt niet als wijziging van deze overeenkomst.

Bijlagen

1. Beveiligingsbijlage (docs/legal/beveiligingsbijlage.md)
2. Subverwerkerslijst (docs/legal/subverwerkers.md)

Ondertekening